إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (المعروفة أيضًا باسم ITAM) هي عملية ضمان محاسبة أصول المؤسسة ونشرها وصيانتها وترقيتها والتخلص منها عندما يحين الوقت. ببساطة، إنها التأكد من تتبع العناصر القيمة، الملموسة وغير الملموسة، في مؤسستك واستخدامها.

تشمل أصول تكنولوجيا المعلومات الأجهزة أو أنظمة البرامج أو المعلومات التي تقدرها المؤسسة. في قسم تكنولوجيا المعلومات، تعد أجهزة الكمبيوتر وتراخيص البرامج التي تساعدنا في بناء وبيع ودعم برامجنا والخوادم التي نستضيفها عليها من أهم أصولنا.

تتمتع أصول تكنولوجيا المعلومات بفترة استخدام محدودة. ولتعظيم القيمة التي يمكن للمؤسسة توليدها منها، يمكن إدارة دورة حياة أصول تكنولوجيا المعلومات بشكل استباقي. وقد تحدد كل مؤسسة مراحل فريدة من دورة الحياة تلك، ولكنها تشمل عمومًا التخطيط والشراء والنشر والصيانة والتقاعد. ويشكل تطبيق العملية عبر جميع مراحل دورة الحياة لفهم التكلفة الإجمالية للملكية وتحسين استخدام الأصول جزءًا مهمًا من إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات.

في هذه الأيام، تمتد ممارسات إدارة الأصول إلى ما هو أبعد من الأجهزة التي تم إصدار ختم الموافقة الرسمي لها من قبل إدارة تكنولوجيا المعلومات. إن البرامج القائمة على الاشتراك وتوقع الموظفين تخصيص الأدوات التي يعملون بها من خلال الأسواق ومتاجر التطبيقات، تشكل تحديات جديدة لإدارة الأصول. تتطلب الطريقة التي تعمل بها الفرق الحديثة أن تكون فرق تكنولوجيا المعلومات مرنة وأن تتكيف مع عملية إدارة الأصول الخاصة بها لتمكين الأعمال على أفضل وجه.

مع سعي الفرق المختلفة إلى العمل باستخدام الأدوات التي تناسب احتياجاتها على أفضل وجه، أصبحت إدارة الأصول تشكل جزءًا أكثر أهمية من الاستراتيجية الشاملة للمنظمة وتوفر معلومات محدثة للحد من المخاطر والتكاليف. تخلق عملية إدارة الأصول مصدرًا واحدًا للحقيقة عند تحسين الميزانيات ودعم إدارة دورة الحياة واتخاذ القرارات التي تؤثر على المنظمة بأكملها.

إن إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هي عملية تنفذها الفرق بشكل منتظم أو مع تغير الأصول والأهداف والأدوات.

1. أصول المخزون - الخطوة الأولى في عملية إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هي إنشاء جرد تفصيلي لجميع أصول تكنولوجيا المعلومات. يتضمن جردك الأصول التي تمتلكها، ومكان وجودها عند شرائها، وبأي ثمن.
2. حساب تكاليف دورة الحياة - الخطوة الثانية هي حساب تكاليف دورة حياة جميع الأصول الموجودة في مخزونك. أثناء عمر الأصول المتوسطة، توجد العديد من الفرص لإضافة تكاليف، مثل تكاليف الصيانة ورأس المال والتخلص من الأصول. إن حساب تكاليف دورة الحياة يجعل مخزون الأصول الخاص بك دقيقًا وقابلًا للتنفيذ.
3. التتبع - الخطوة الثالثة هي التتبع عبر أداة إدارة الأصول. ويتمثل هدفك في مراقبة أصول تكنولوجيا المعلومات باستمرار خلال دورة حياتها مع مراقبة أشياء مثل انتهاء صلاحية العقد والترخيص والضمان عن كثب. كما يساعدك التتبع أيضًا على البقاء في صدارة الخطوة الرابعة، وهي الصيانة.
4. صيانة - تتضمن الصيانة إصلاح الأصول وترقيتها واستبدالها. ويجب تتبع جميع أنشطة الصيانة في أداة إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات حتى يمكن استخدام البيانات لفهم الأداء العام للأصول.
5. التخطيط المالي - الخطوة الخامسة والأخيرة هي التخطيط المالي. من خلال الحصول على صورة دقيقة لأصول تكنولوجيا المعلومات لديك ومرحلة دورة حياتها وتكاليفها، يمكنك التخطيط للمستقبل بشكل فعال. أحد أهداف التخطيط المالي هو تحديد الميزانية اللازمة للحفاظ على "مستويات الخدمة" التي يقدمها فريقك لأهم أصولك أو تحسينها. الأصول التي تمت إدارتها بنجاح بمستوى عالٍ من الخدمة، مثل مكتب الخدمة والفريق المخصص، ستحتاج إلى هذا المستوى من الخدمة في المستقبل. الأصول التي لم تحقق الأداء المطلوب قد تحتاج إلى مستوى أعلى من الخدمة في المستقبل، مما سيكلف أكثر.